Giải thể công ty kinh doanh trên sàn thương mại điện tử tại Quảng Ninh không có nghĩa là chỉ tắt gian hàng, ngừng nhận đơn rồi nộp hồ sơ chấm dứt doanh nghiệp.
Giải thể công ty bán hàng trên sàn tại Quảng Ninh không bắt đầu từ hồ sơ doanh nghiệp mà từ “đơn hàng cuối cùng”
Đối với công ty bán hàng trên sàn thương mại điện tử, thời điểm ngừng nhận đơn chưa phải là thời điểm toàn bộ hoạt động kinh doanh thực sự kết thúc. Sau đơn hàng cuối cùng vẫn có thể tồn tại hàng đang vận chuyển, tiền COD chưa về, doanh thu chưa được sàn đối soát, đơn chờ đổi trả, khiếu nại của khách hàng, hàng hoàn đang nằm tại bưu cục hoặc các khoản phí sàn chưa được xác định đầy đủ. Vì vậy, trước khi nghĩ đến việc nộp hồ sơ giải thể, doanh nghiệp tại Quảng Ninh cần xác định chính xác toàn bộ “vòng đời” của các đơn hàng cuối kỳ đã được khóa hay chưa.
Nếu đóng gian hàng, thu hồi tài khoản nhân viên hoặc ngừng phần mềm quản lý quá sớm, doanh nghiệp có thể mất dữ liệu cần thiết để đối chiếu doanh thu, tồn kho và công nợ. Cách làm an toàn là lấy đơn hàng cuối cùng làm điểm xuất phát, sau đó lần lượt đóng các nghĩa vụ liên quan đến khách hàng, sàn thương mại điện tử, đơn vị vận chuyển, kho hàng, kế toán, thuế và nhân sự trước khi tiến hành bước chấm dứt pháp nhân.
Vì sao tắt gian hàng Shopee, Lazada, TikTok Shop chưa đồng nghĩa công ty đã chấm dứt hoạt động?
Tắt gian hàng chỉ làm ngừng việc tiếp nhận đơn hàng mới, nhưng các giao dịch đã phát sinh trước đó vẫn có thể tiếp tục chạy trong hệ thống. Đơn hàng có thể đang trên đường giao, khách có thể đang yêu cầu đổi trả, sàn còn giữ tiền chờ đối soát hoặc doanh nghiệp còn nghĩa vụ xử lý khiếu nại. Trong thực tế, một shop đã chuyển sang trạng thái ngừng bán vẫn có thể tiếp tục xuất hiện các biến động về doanh thu, phí vận chuyển, phí sàn và hàng hoàn trong nhiều ngày sau đó.
Doanh nghiệp vì vậy không nên coi ngày tắt shop là ngày kết thúc kế toán. Ngày khóa hoạt động thực tế nên được xác định sau khi đã rà soát những đơn cuối cùng, dòng tiền cuối cùng và tồn kho cuối cùng. Đây là cơ sở để số liệu giải thể không bị lệch giữa dữ liệu sàn, phần mềm bán hàng, tài khoản ngân hàng và sổ kế toán.
Đơn đã giao nhưng còn thời hạn đổi trả có thể trở thành nghĩa vụ sau ngày đóng shop như thế nào?
Một đơn hàng đã được giao thành công chưa chắc đã kết thúc hoàn toàn nếu chính sách của sàn hoặc chính sách bán hàng của doanh nghiệp vẫn cho phép khách đổi trả, yêu cầu hoàn tiền hoặc khiếu nại về sản phẩm. Khi đó, doanh thu tưởng như đã hoàn tất vẫn có thể bị điều chỉnh, hàng hóa có thể quay trở lại kho và khoản tiền đã được ghi nhận có thể phải hoàn lại cho khách.
Nếu doanh nghiệp đóng shop và khóa toàn bộ hệ thống ngay sau ngày ngừng bán, việc xử lý những trường hợp này sẽ khó khăn hơn. Vì vậy, cần xác định một giai đoạn “hậu bán hàng” để theo dõi các đơn đã giao nhưng chưa hết thời hạn đổi trả. Chỉ khi nhóm đơn này được xử lý tương đối ổn định, doanh nghiệp mới nên chốt số liệu cuối cùng phục vụ giải thể.
Tiền doanh thu chưa được sàn đối soát có được coi là công nợ phải thu không?
Về bản chất quản trị, khoản tiền bán hàng doanh nghiệp đã có quyền nhận nhưng sàn chưa chuyển về tài khoản cần được theo dõi như một khoản đang chờ thu hoặc chờ đối soát. Doanh nghiệp phải xác định số tiền tương ứng với từng kỳ đối soát, các khoản phí bị khấu trừ, khoản tiền bị giữ do khiếu nại và các điều chỉnh phát sinh sau bán hàng.
Điều quan trọng không phải chỉ là tên gọi của khoản mục mà là phải chứng minh được doanh thu đã phát sinh bao nhiêu, sàn đã thanh toán bao nhiêu và còn bao nhiêu chưa thu được. Nếu bỏ sót số tiền đang nằm trên hệ thống của sàn, doanh nghiệp có thể khóa sổ với số dư công nợ không chính xác.
Đơn hoàn, đơn hủy và đơn đang khiếu nại cần xử lý trước hay sau khi quyết định giải thể?
Các đơn hoàn, hủy và khiếu nại nên được rà soát trước khi doanh nghiệp hoàn thiện việc chốt số liệu giải thể. Đây là nhóm đơn có khả năng làm thay đổi đồng thời doanh thu, tồn kho, phí vận chuyển và số tiền doanh nghiệp thực nhận. Một đơn bị hủy ở từng giai đoạn khác nhau cũng có cách phản ánh kế toán khác nhau tùy hàng đã xuất kho, đã giao cho đơn vị vận chuyển hay đã đến tay khách hàng.
Doanh nghiệp có thể ban hành quyết định giải thể theo lộ trình quản trị nội bộ, nhưng không nên coi quyết định đó là lý do để dừng xử lý các giao dịch còn treo. Tốt nhất là lập danh sách riêng các đơn bất thường và theo dõi đến khi xác định được trạng thái cuối cùng của từng đơn.
Muốn giải thể đúng phải xác định công ty đang bán hàng trên sàn theo mô hình nào
Không phải công ty nào bán trên Shopee, Lazada hoặc TikTok Shop cũng có cơ cấu vận hành giống nhau. Có doanh nghiệp tự nhập hàng, tự giữ kho và tự đóng gói; có doanh nghiệp dùng kho thuê ngoài; có công ty bán đồng thời trên nhiều kênh; cũng có mô hình hàng được chuyển trực tiếp từ nhà cung cấp đến khách mà không đi qua kho doanh nghiệp.
Việc xác định đúng mô hình giúp doanh nghiệp biết cần kiểm kê hàng ở đâu, đang phát sinh công nợ với bên nào và dữ liệu nào cần được lấy về trước khi khóa tài khoản. Nếu chỉ nhìn vào doanh số hiển thị trên sàn mà không nhìn toàn bộ chuỗi vận hành phía sau, rất dễ bỏ sót tài sản, hàng hóa và nghĩa vụ.
Công ty tự nhập hàng và bán trực tiếp trên Shopee, Lazada hoặc TikTok Shop
Với mô hình này, doanh nghiệp thường chịu trách nhiệm toàn bộ từ mua hàng, nhập kho, lưu kho, đóng gói đến giao cho đơn vị vận chuyển. Khi giải thể, số liệu cần khớp ít nhất giữa hàng nhập, hàng xuất, hàng còn kho, đơn đang giao và hàng hoàn. Đây là mô hình tương đối dễ kiểm soát nếu doanh nghiệp có phần mềm kho và quy trình đối chiếu tốt.
Rủi ro thường nằm ở việc dữ liệu trên sàn không hoàn toàn trùng với dữ liệu kế toán. Một đơn có thể đã tạo trên sàn nhưng chưa xuất kho, hoặc đã xuất kho nhưng bị hủy trước khi giao. Vì vậy cần đối chiếu theo trạng thái thực tế thay vì chỉ dựa vào tổng số đơn.
Doanh nghiệp vừa bán trên sàn vừa bán qua website, Facebook và cửa hàng tại Quảng Ninh
Mô hình đa kênh làm quá trình chốt số liệu phức tạp hơn do cùng một kho hàng phục vụ nhiều nguồn đơn. Nếu phần mềm không đồng bộ tốt, tồn kho trên sàn có thể khác tồn kho tại cửa hàng hoặc kho thực tế. Ngoài ra, doanh thu từ Facebook, website và cửa hàng có thể đi qua những luồng thanh toán khác nhau như tiền mặt, chuyển khoản hoặc COD.
Trước khi giải thể, doanh nghiệp cần gom toàn bộ dữ liệu bán hàng về một hệ thống đối chiếu chung. Mục tiêu là xác định tổng doanh thu thực tế, lượng hàng đã xuất và số hàng còn tồn, tránh trường hợp mỗi kênh cho ra một số liệu khác nhau.
Công ty làm thương mại nhưng sử dụng kho và đơn vị fulfillment bên ngoài
Khi sử dụng fulfillment, hàng hóa thuộc sở hữu doanh nghiệp nhưng đang nằm tại kho của bên thứ ba. Vì vậy, việc đóng shop không đồng nghĩa doanh nghiệp đã thu hồi hoặc xử lý xong hàng tồn. Doanh nghiệp cần yêu cầu đơn vị fulfillment xác nhận tồn kho, đơn đang xử lý, đơn đang đóng gói và hàng hoàn chưa nhập lại hệ thống.
Đồng thời phải chốt phí lưu kho, phí xử lý đơn, phí hoàn hàng và các khoản đặt cọc nếu có. Chỉ khi hai bên xác nhận được khối lượng hàng và nghĩa vụ tài chính cuối cùng thì mới nên thanh lý hợp đồng fulfillment.
Mô hình dropshipping hoặc hàng đi thẳng từ nhà cung cấp đến người mua
Dropshipping làm giảm lượng hàng nằm tại kho doanh nghiệp nhưng lại tăng độ phức tạp của đối chiếu giao dịch. Doanh nghiệp cần xác định đơn nào nhà cung cấp đã giao, đơn nào chưa giao, tiền khách đã thanh toán và nghĩa vụ phải trả cho nhà cung cấp tương ứng.
Đặc biệt, nếu khách hoàn hàng thì phải xác định hàng quay về nhà cung cấp, về kho của doanh nghiệp hay bị giữ tại đơn vị vận chuyển. Nếu không làm rõ luồng hàng này trước giải thể, công nợ với nhà cung cấp và doanh thu trên sàn rất dễ bị lệch.
“Bản đồ 7 trạng thái đơn hàng” cần khóa trước khi công ty thương mại điện tử đóng cửa
Một trong những cách hiệu quả nhất để kiểm soát giải thể công ty bán hàng trên sàn là phân loại tất cả đơn hàng theo trạng thái cuối cùng. Không nên chỉ chia thành “đã giao” và “chưa giao”, bởi giữa hai trạng thái này còn nhiều bước trung gian ảnh hưởng trực tiếp đến tồn kho, công nợ và doanh thu.
Doanh nghiệp nên lấy dữ liệu đơn hàng từ từng sàn, sau đó đối chiếu với phần mềm kho và dữ liệu của đơn vị vận chuyển. Mỗi trạng thái cần có cách xử lý riêng trước khi được coi là đã khóa.
Đơn mới phát sinh nhưng chưa xác nhận
Đơn mới chưa xác nhận thường chưa tạo ra nghĩa vụ giao hàng hoàn chỉnh, nhưng vẫn cần được kiểm tra để tránh trường hợp khách đã thanh toán trước. Nếu doanh nghiệp quyết định ngừng bán, cần hủy hoặc xử lý các đơn này theo đúng cơ chế của sàn và bảo đảm khách được hoàn tiền nếu đã thanh toán.
Sau thời điểm công bố ngừng kinh doanh, nên dừng các chương trình quảng cáo và khuyến mại để hạn chế đơn mới tiếp tục phát sinh.
Đơn đã đóng gói nhưng chưa bàn giao cho đơn vị vận chuyển
Đây là trạng thái dễ gây lệch tồn kho vì hàng đã được lấy khỏi vị trí lưu kho nhưng chưa thực sự chuyển cho bên vận chuyển. Nếu đơn bị hủy, hàng phải được nhập lại kho và cập nhật số liệu tương ứng.
Khi đóng hoạt động, doanh nghiệp nên kiểm kê riêng khu vực hàng đã đóng gói để xác định rõ từng kiện thuộc đơn nào và sẽ tiếp tục giao hay hoàn lại kho.
Đơn đang vận chuyển đến khách
Đơn đang vận chuyển thường tạo ra một giai đoạn doanh nghiệp chưa thể xác định chắc chắn kết quả cuối cùng. Đơn có thể giao thành công, khách từ chối nhận hoặc phát sinh hoàn hàng. Với đơn COD, tiền bán hàng cũng chưa về doanh nghiệp.
Vì vậy, cần giữ quyền truy cập hệ thống vận chuyển cho đến khi tất cả các kiện hàng cuối cùng được xác định trạng thái.
Đơn đã giao nhưng chưa hết thời gian đổi trả
Nhóm đơn này cần được đưa vào danh sách theo dõi hậu bán hàng. Doanh nghiệp không nhất thiết phải trì hoãn toàn bộ kế hoạch giải thể quá lâu, nhưng phải dự kiến khả năng phát sinh hàng hoàn hoặc hoàn tiền và bố trí người chịu trách nhiệm xử lý.
Số liệu doanh thu cuối kỳ cũng nên được rà soát lại sau khi nhóm đơn này đi qua giai đoạn đổi trả chính.
Tiền nằm trên ví sàn là một trong những khoản dễ bị bỏ quên nhất khi giải thể
Doanh nghiệp bán hàng trên sàn thường không nhận tiền ngay tại thời điểm khách thanh toán. Tiền có thể được sàn giữ trong một khoảng thời gian để chờ giao hàng thành công, hết thời hạn khiếu nại hoặc hoàn tất chu kỳ đối soát. Điều này làm xuất hiện một khoản tài sản “nằm trên hệ thống” nhưng chưa đi vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
Nếu kế toán chỉ đối chiếu sao kê ngân hàng mà không lấy báo cáo từ ví sàn, số tiền phải thu cuối kỳ có thể bị thiếu. Trước khi đóng tài khoản gian hàng, nên tải đầy đủ lịch sử thanh toán và đối soát.
Doanh thu đã ghi nhận nhưng sàn chưa chuyển tiền cần đối chiếu thế nào?
Doanh nghiệp cần đối chiếu từng kỳ thanh toán giữa báo cáo đơn hàng, báo cáo doanh thu và báo cáo chuyển tiền của sàn. Chênh lệch phải được giải thích bằng các khoản phí, hoàn tiền, khiếu nại hoặc tiền đang chờ giải ngân.
Không nên lấy tổng tiền sàn chuyển về ngân hàng làm doanh thu, vì con số này thường đã bị trừ nhiều loại phí.
Tiền bị giữ do đơn đang trong thời gian bảo hành hoặc khiếu nại xử lý ra sao?
Khoản tiền bị giữ cần được theo dõi riêng theo từng đơn hoặc từng vụ việc. Doanh nghiệp phải xác định lý do bị giữ, khả năng được nhận lại và thời điểm dự kiến xử lý.
Nếu có tranh chấp kéo dài, cần lưu đầy đủ hồ sơ liên quan để sau này có căn cứ tiếp tục thu hồi hoặc xử lý khoản tiền.
Số dư trong ví Shopee, Lazada hoặc TikTok Shop cần rút trước khi đóng tài khoản không?
Về quản trị, doanh nghiệp nên ưu tiên rút hoặc xử lý toàn bộ số dư có thể rút trước khi đóng tài khoản. Việc giữ số tiền chưa xử lý trên tài khoản sàn sau khi người quản trị và pháp nhân đã chấm dứt hoạt động có thể gây khó khăn cho việc xác minh và thu hồi.
Trước khi đóng shop, cần lưu cả báo cáo số dư, lịch sử rút tiền và kỳ đối soát cuối cùng.
Phí sàn, phí quảng cáo và khoản điều chỉnh sau đối soát phải được hạch toán thế nào?
Các khoản phí này cần được tập hợp theo chứng từ và báo cáo do sàn cung cấp để phản ánh đầy đủ chi phí phát sinh. Trong nhiều trường hợp, phí của một đơn không chỉ có một khoản mà gồm phí thanh toán, phí cố định, phí dịch vụ, phí hỗ trợ vận chuyển hoặc phí quảng cáo.
Kế toán cần đối chiếu tổng phí bị khấu trừ với báo cáo thanh toán của sàn trước khi khóa sổ.
Đơn hoàn hàng có thể làm sai cả tồn kho lẫn doanh thu nếu doanh nghiệp đóng shop quá sớm
Đơn hoàn là điểm giao nhau giữa ba hệ thống: bán hàng, kho và kế toán. Nếu một đơn đã ghi nhận xuất kho và doanh thu nhưng sau đó khách trả hàng, doanh nghiệp cần cập nhật lại trạng thái hàng hóa và xử lý phần doanh thu liên quan.
Trong giai đoạn giải thể, đơn hoàn càng cần được kiểm soát vì hàng có thể quay về sau khi kho đã hoàn thành kiểm kê sơ bộ.
Hàng đã giao nhưng khách trả lại cần nhập kho trở lại khi nào?
Khi hàng thực tế quay lại và doanh nghiệp đã kiểm tra tình trạng, hàng cần được ghi nhận lại vào kho theo quy trình phù hợp. Không nên nhập kho chỉ dựa trên trạng thái “khách yêu cầu hoàn” vì hàng có thể chưa được vận chuyển về hoặc bị thất lạc.
Ngày hàng thực tế được tiếp nhận là mốc quan trọng để đối chiếu tồn kho.
Đơn hoàn nhưng hàng thất lạc phải xác định trách nhiệm của ai?
Doanh nghiệp cần kiểm tra trách nhiệm theo từng chặng giao nhận. Nếu hàng đã được đơn vị vận chuyển nhận nhưng không trả về được, có thể phát sinh khoản bồi thường hoặc công nợ với bên vận chuyển.
Không nên tự động đưa hàng thất lạc vào chi phí trước khi xác định nguyên nhân và chứng từ liên quan.
Hàng bị khách đổi trả do lỗi sản phẩm cần xử lý giá trị tồn kho thế nào?
Hàng lỗi cần được phân loại theo khả năng tiếp tục bán, sửa chữa, trả nhà cung cấp hoặc tiêu hủy. Giá trị ghi nhận không nên mặc nhiên giống hàng nguyên trạng nếu chất lượng thực tế đã giảm.
Đây cũng là nhóm hàng cần kiểm kê riêng trước khi thanh lý toàn bộ tồn kho.
Kho thực tế và dữ liệu trên sàn dễ lệch nhau ở những đơn nào?
Chênh lệch thường xuất hiện ở đơn đã đóng gói nhưng hủy, đơn hoàn chưa nhập kho, đơn mất hàng, đơn tặng kèm hoặc đơn được tách nhiều kiện. Ngoài ra, đồng bộ chậm giữa phần mềm kho và sàn cũng có thể tạo sai số tạm thời.
Trước giải thể, nên lấy kho thực tế làm điểm kiểm chứng cuối cùng và truy ngược các chênh lệch lớn.
Đóng shop online nhưng còn hàng tồn thì doanh nghiệp có 4 con đường xử lý
Hàng tồn kho là một trong những vấn đề quan trọng nhất của công ty thương mại điện tử trước khi giải thể. Doanh nghiệp không thể chỉ xóa dữ liệu kho hoặc coi hàng còn lại là tài sản của chủ sở hữu mà không có phương án xử lý và chứng từ phù hợp.
Phương án xử lý cần căn cứ loại hàng, chất lượng, giá trị còn lại và khả năng tiếp tục tiêu thụ.
Bán xả tồn trước ngày ngừng kinh doanh
Đây là phương án giúp chuyển hàng tồn thành tiền và giảm khối lượng tài sản phải xử lý khi giải thể. Tuy nhiên doanh nghiệp vẫn phải kiểm soát giá bán, hóa đơn, khuyến mại và các nghĩa vụ liên quan đến từng giao dịch.
Không nên bán xả quá sát ngày khóa shop nếu thời gian đổi trả của khách vẫn còn dài.
Thanh lý lô hàng cho doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh khác
Thanh lý số lượng lớn có thể giúp doanh nghiệp đóng kho nhanh hơn. Hai bên cần xác định rõ danh mục, số lượng, chất lượng, giá thanh lý và chứng từ giao nhận.
Đặc biệt với hàng có hạn sử dụng hoặc điều kiện lưu thông riêng, cần kiểm tra khả năng chuyển nhượng trước khi thực hiện.
Chuyển hàng cho chủ sở hữu hoặc thành viên công ty theo phương án hợp pháp
Nếu tài sản được phân chia hoặc chuyển giao cho chủ sở hữu, thành viên sau khi thanh toán các nghĩa vụ, doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng phương án giải thể và có hồ sơ ghi nhận rõ ràng.
Không nên tự ý mang hàng ra khỏi kho mà không phản ánh trên sổ sách vì có thể tạo chênh lệch tồn kho lớn.
Tiêu hủy hàng không còn khả năng sử dụng và lập đầy đủ hồ sơ
Hàng hư hỏng, hết hạn hoặc không còn khả năng tiêu thụ có thể phải tiêu hủy. Doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân, số lượng, giá trị và lập hồ sơ chứng minh việc xử lý thực tế.
Với các nhóm hàng đặc thù, phương án tiêu hủy còn cần tuân thủ yêu cầu chuyên ngành hoặc môi trường tương ứng.
Mã SKU, combo và chương trình khuyến mại khiến kiểm kê cuối cùng phức tạp hơn tưởng tượng
Số lượng sản phẩm hiển thị trên sàn không phải lúc nào cũng tương ứng một-một với mã hàng kế toán. Cùng một sản phẩm có thể được tạo nhiều SKU theo màu sắc, kích thước, kênh bán hoặc chương trình khuyến mại.
Nếu doanh nghiệp không chuẩn hóa dữ liệu trước giải thể, tổng số lượng trên các sàn có thể cao hơn nhiều so với số mã hàng thực tế.
Một sản phẩm có nhiều mã SKU trên nhiều sàn cần quy về mã hàng kế toán nào?
Doanh nghiệp nên lập bảng ánh xạ giữa SKU trên từng sàn và mã hàng gốc trong kho. Việc đối chiếu phải dựa trên sản phẩm vật lý thực tế chứ không dựa vào tên hiển thị.
Đây là bước đặc biệt quan trọng nếu cùng một kho phục vụ nhiều sàn.
Combo 2 sản phẩm nhưng xuất kho từng món cần đối chiếu ra sao?
Combo cần được tách về từng thành phần hàng hóa khi đối chiếu kho. Ví dụ một combo gồm hai sản phẩm thì mỗi đơn bán combo phải làm giảm số lượng của cả hai mã tương ứng.
Nếu chỉ theo dõi “một combo” như một mã độc lập trên sàn mà kho lại theo từng sản phẩm, sai lệch rất dễ phát sinh.
Quà tặng kèm đơn có phải ghi nhận giảm tồn kho?
Nếu quà tặng là hàng hóa thuộc kho doanh nghiệp và đã giao cho khách, số lượng thực tế phải được phản ánh giảm khỏi kho. Doanh nghiệp cũng cần lưu được căn cứ của chương trình tặng hàng để giải thích chênh lệch giữa số lượng xuất và doanh thu trực tiếp.
Đây là nhóm thường bị bỏ sót khi kiểm kê cuối kỳ.
Sản phẩm mẫu dùng cho livestream và KOC cần theo dõi thế nào?
Sản phẩm mẫu cần được xác định đang nằm ở đâu và thuộc trạng thái nào: đã tặng, cho mượn, đang sử dụng hoặc còn khả năng thu hồi. Nếu đã giao không thu hồi, doanh nghiệp cần có căn cứ ghi nhận mục đích sử dụng.
Không nên để các sản phẩm mẫu tiếp tục nằm trên sổ kho dù thực tế không còn tại doanh nghiệp.
Phí sàn là nhóm chi phí phải rà soát kỹ trước khi khóa sổ thuế
Sàn thương mại điện tử thường khấu trừ nhiều loại phí trực tiếp trước khi chuyển tiền về doanh nghiệp. Vì vậy, nếu chỉ nhìn dòng tiền ngân hàng, doanh nghiệp sẽ không thấy được toàn bộ cơ cấu doanh thu và chi phí.
Trước khi giải thể cần tải báo cáo chi tiết từng nhóm phí và đối chiếu với kỳ kế toán tương ứng.
Phí thanh toán và phí cố định trên từng đơn hàng
Đây là những khoản thường được tính tự động theo giá trị giao dịch hoặc theo cơ chế của từng sàn. Doanh nghiệp cần tổng hợp theo kỳ và kiểm tra chứng từ điện tử liên quan.
Số phí này phải khớp với khoản bị khấu trừ trong báo cáo đối soát.
Phí dịch vụ, phí freeship và chương trình ưu đãi
Các chương trình hỗ trợ vận chuyển hoặc ưu đãi thường có cơ chế chia sẻ chi phí giữa sàn và người bán. Do đó doanh nghiệp cần xác định phần nào thực sự do doanh nghiệp chịu.
Không nên ghi toàn bộ giá trị ưu đãi hiển thị trên đơn thành chi phí nếu thực tế sàn có phần tài trợ.
Phí quảng cáo nội sàn
Chi phí quảng cáo có thể được trừ từ số dư quảng cáo hoặc ví sàn và không luôn xuất hiện cùng kỳ với đơn hàng. Khi đóng shop, cần kiểm tra số dư tài khoản quảng cáo và các chiến dịch chưa kết thúc.
Nếu còn tiền trong tài khoản quảng cáo, doanh nghiệp phải xác định khả năng hoàn lại hoặc sử dụng hết trước khi đóng.
Phí affiliate và hoa hồng nhà sáng tạo nội dung
Chi phí affiliate có thể phát sinh theo đơn hàng thành công nhưng được xác nhận sau một khoảng thời gian. Vì vậy doanh nghiệp cần dự kiến cả các khoản hoa hồng chưa chốt ở thời điểm ngừng bán.
Đây là một nguyên nhân khiến chi phí cuối kỳ tiếp tục biến động sau ngày shop đóng.
Livestream và affiliate tạo thêm một “lớp công nợ” mà doanh nghiệp bán hàng truyền thống không có
Bán hàng qua livestream, KOC và affiliate tạo ra các nghĩa vụ thanh toán ngoài sàn hoặc thông qua nền tảng. Một chiến dịch có thể đã kết thúc về mặt truyền thông nhưng vẫn chưa hoàn tất đối soát doanh số.
Trước khi giải thể, doanh nghiệp cần xác định rõ toàn bộ người quảng bá, hợp đồng và chính sách thưởng đang còn hiệu lực.
Hoa hồng KOC, KOL và affiliate đã phát sinh nhưng chưa thanh toán
Các khoản hoa hồng này cần được xác định dựa trên doanh số đủ điều kiện, đơn đã giao thành công và điều kiện hoàn trả. Nếu chưa thanh toán, chúng có thể trở thành khoản phải trả của doanh nghiệp.
Không nên đóng tài khoản chiến dịch trước khi tải đầy đủ báo cáo đối soát.
Hợp đồng livestream theo buổi hoặc theo doanh số cần chốt thế nào?
Nếu hợp đồng tính theo buổi, cần xác nhận số buổi đã thực hiện và nghĩa vụ thanh toán còn lại. Nếu tính theo doanh số, phải chờ đủ dữ liệu đơn thành công, hoàn và hủy.
Biên bản xác nhận kết quả cuối cùng sẽ giúp doanh nghiệp tránh tranh chấp sau khi giải thể.
Sản phẩm gửi mẫu cho người quảng bá có cần thu hồi hoặc ghi nhận chi phí không?
Tùy thỏa thuận, sản phẩm có thể là hàng cho mượn hoặc hàng tặng. Nếu cho mượn, doanh nghiệp cần quyết định thu hồi trước khi đóng kho. Nếu tặng, cần có căn cứ để ghi nhận việc xuất hàng.
Không nên để sản phẩm mẫu tồn tại trên sổ kho khi thực tế đã giao đi từ lâu.
Tiền thưởng doanh số và bonus cuối chiến dịch xử lý ra sao khi công ty đóng cửa?
Doanh nghiệp cần xác định điều kiện nhận thưởng đã đạt hay chưa tại thời điểm kết thúc chiến dịch. Nếu nghĩa vụ đã hình thành nhưng chưa thanh toán, nên ghi nhận và thanh toán trước khi hoàn tất giải thể.
Việc đóng công ty không làm mất các nghĩa vụ đã phát sinh theo hợp đồng.
Hóa đơn điện tử là nơi dễ phát hiện chênh lệch khi công ty thương mại điện tử giải thể
Khi doanh nghiệp có số lượng đơn lớn, chênh lệch giữa dữ liệu sàn và dữ liệu hóa đơn có thể bị tích lũy trong thời gian dài. Đến thời điểm giải thể, đây thường là một trong những nội dung cần rà soát kỹ nhất.
Cần so sánh theo kỳ giữa doanh thu đơn hàng, đơn hoàn, hóa đơn đã lập và số liệu kế toán.
Đơn đã giao nhưng chưa lập hóa đơn cần rà soát thế nào?
Doanh nghiệp cần lọc nhóm đơn đã hoàn thành giao dịch nhưng chưa được phản ánh đầy đủ trên hệ thống hóa đơn. Sau đó đối chiếu với thời điểm xác định nghĩa vụ lập hóa đơn và quy trình nội bộ đã áp dụng.
Không nên bỏ qua các đơn nhỏ chỉ vì giá trị từng đơn thấp.
Đơn bị hoàn sau khi đã lập hóa đơn xử lý ra sao?
Khi giao dịch bị điều chỉnh hoặc hoàn trả sau khi hóa đơn đã phát hành, doanh nghiệp cần xử lý chứng từ theo quy định áp dụng đối với trường hợp phát sinh thực tế. Đồng thời phải cập nhật doanh thu và hàng tồn tương ứng.
Mục tiêu là dữ liệu hóa đơn và dữ liệu kế toán cuối cùng phản ánh cùng một giao dịch.
Một ngày có hàng trăm đơn nhỏ thì đối chiếu hóa đơn bằng cách nào?
Nên sử dụng dữ liệu xuất từ sàn và phần mềm bán hàng để đối chiếu theo mã đơn, ngày giao thành công hoặc nhóm giao dịch. Việc kiểm tra thủ công từng đơn thường không hiệu quả nếu sản lượng lớn.
Doanh nghiệp nên ưu tiên phát hiện các nhóm chênh lệch bất thường trước, sau đó truy chi tiết.
Doanh thu trên sàn cao hơn hoặc thấp hơn doanh thu hóa đơn cần truy nguyên từ đâu?
Có thể bắt đầu từ các nhóm đơn hủy, hoàn, đơn chưa hoàn tất, phí bị khấu trừ hoặc giao dịch ghi nhận khác kỳ. Ngoài ra cần kiểm tra việc doanh thu trên báo cáo sàn là doanh thu gộp hay số tiền thực nhận.
Phân biệt đúng các khái niệm này giúp tránh kết luận sai rằng toàn bộ chênh lệch đều là thiếu hóa đơn.
Dữ liệu khách hàng không nên bị bỏ quên khi đóng hoạt động thương mại điện tử
Doanh nghiệp thương mại điện tử thường nắm giữ lượng lớn dữ liệu gồm tên, số điện thoại, địa chỉ, lịch sử đơn hàng và thông tin khiếu nại. Khi công ty giải thể, việc xử lý dữ liệu không nên chỉ là xóa tài khoản hoặc chuyển toàn bộ cho cá nhân khác.
Cần xác định dữ liệu nào còn cần giữ để xử lý nghĩa vụ sau bán hàng và dữ liệu nào không còn mục đích sử dụng.
Danh sách khách hàng, số điện thoại và địa chỉ giao hàng cần được quản lý thế nào?
Doanh nghiệp cần hạn chế quyền truy cập sau khi nhân sự nghỉ việc và lưu dữ liệu trong hệ thống có kiểm soát. Không nên tải danh sách khách hàng về thiết bị cá nhân chỉ để “giữ lại phòng khi cần”.
Dữ liệu liên quan đơn hàng chưa kết thúc cần được duy trì đủ để giải quyết quyền lợi khách hàng.
Dữ liệu khách cũ có thể chuyển sang công ty mới hay bên nhận chuyển nhượng không?
Việc chuyển dữ liệu phải được xem xét dựa trên mục đích xử lý, căn cứ pháp lý và quyền của chủ thể dữ liệu. Không nên mặc nhiên coi danh sách khách hàng là tài sản có thể chuyển tự do như hàng hóa.
Nếu có chuyển giao hoạt động kinh doanh, điều khoản về dữ liệu cần được xử lý riêng.
Tài khoản CRM và phần mềm chăm sóc khách hàng nên đóng khi nào?
CRM chỉ nên đóng sau khi các khiếu nại, bảo hành và chăm sóc đơn cuối cùng đã được chuyển sang trạng thái có thể kiểm soát bằng phương thức khác. Trước khi đóng nên xuất dữ liệu cần lưu trữ.
Đồng thời phải thu hồi quyền truy cập của nhân sự không còn trách nhiệm.
Lịch sử khiếu nại, bảo hành và đổi trả cần lưu ra sao?
Các hồ sơ này nên được lưu gắn với mã đơn hàng và kết quả xử lý. Đây là bằng chứng quan trọng nếu sau ngày ngừng bán vẫn phát sinh yêu cầu từ khách.
Việc lưu trữ có hệ thống cũng giúp doanh nghiệp xác định được những nghĩa vụ nào đã hoàn thành trước khi giải thể.
Hàng đã bán nhưng còn bảo hành khiến nghĩa vụ của công ty có thể kéo dài sau ngày ngừng bán
Đối với hàng điện tử, gia dụng hoặc sản phẩm có chính sách bảo hành dài, doanh nghiệp có thể đã dừng kinh doanh nhưng khách vẫn còn quyền yêu cầu bảo hành theo cam kết. Đây là nội dung cần được xử lý trước khi pháp nhân chấm dứt.
Doanh nghiệp nên xác định bên nào sẽ tiếp tục chịu trách nhiệm và thông báo rõ cho khách hàng.
Sản phẩm điện tử và gia dụng còn thời gian bảo hành xử lý thế nào?
Cần thống kê các nhóm sản phẩm đã bán còn thời gian bảo hành đáng kể và xác định cơ chế tiếp nhận yêu cầu sau ngày shop đóng. Nếu nhà sản xuất hoặc trung tâm bảo hành tiếp nhận trực tiếp, doanh nghiệp nên lưu thông tin hướng dẫn cho khách.
Nếu công ty tự bảo hành, cần có phương án xử lý các nghĩa vụ còn lại trước khi giải thể.
Doanh nghiệp có thể chuyển nghĩa vụ bảo hành cho nhà cung cấp không?
Việc chuyển cần dựa trên thỏa thuận với nhà cung cấp và cơ chế bảo hành của sản phẩm. Không nên tự thông báo với khách rằng nhà cung cấp chịu trách nhiệm nếu bên đó chưa chấp thuận.
Nếu đạt được thỏa thuận, nên có văn bản ghi nhận phạm vi trách nhiệm và thời gian tiếp nhận.
Khách mua hàng sát ngày đóng shop cần được thông báo những gì?
Khách nên được biết về chính sách đổi trả, bảo hành và kênh liên hệ áp dụng sau thời điểm doanh nghiệp ngừng bán. Điều này giúp giảm tranh chấp và tránh việc khách không biết phải yêu cầu quyền lợi ở đâu.
Thông tin cần thống nhất giữa gian hàng, website và bộ phận chăm sóc khách hàng.
Quỹ dự phòng đổi trả và bảo hành có cần được tính đến khi thanh toán công nợ?
Về quản trị, doanh nghiệp nên ước tính các khoản nghĩa vụ có khả năng phát sinh từ hàng đã bán nhưng còn quyền đổi trả hoặc bảo hành. Nếu thanh toán hết tiền và phân chia tài sản quá sớm, doanh nghiệp có thể thiếu nguồn xử lý khi khách phát sinh yêu cầu sau đó.
Vì vậy kế hoạch thanh toán cuối cùng nên tính cả những nghĩa vụ có căn cứ và khả năng phát sinh thực tế.
Hợp đồng với đơn vị vận chuyển phải chốt sau chuyến hàng cuối cùng chứ không phải sau đơn cuối cùng
Một đơn được tạo trên sàn có thể mất nhiều ngày mới hoàn thành toàn bộ vòng vận chuyển và đối soát. Vì vậy doanh nghiệp không nên thanh lý hợp đồng với đơn vị giao hàng ngay khi ngừng nhận đơn.
Cần chờ đến khi chuyến hàng cuối cùng, hàng hoàn cuối cùng và kỳ COD cuối cùng được xử lý.
Đơn COD đang trên đường tạo khoản phải thu như thế nào?
Khi hàng đã giao cho đơn vị vận chuyển nhưng khách chưa nhận, doanh nghiệp chưa chắc chắn sẽ thu được tiền. Sau khi giao thành công và bên vận chuyển thu COD, mới hình thành khoản tiền đang chờ chuyển về doanh nghiệp.
Cần theo dõi riêng tiền COD tại từng trạng thái để không ghi nhận nhầm dòng tiền.
Phí vận chuyển chưa đối soát cần kiểm tra ở đâu?
Doanh nghiệp nên lấy báo cáo từ đơn vị vận chuyển hoặc hệ thống của sàn, sau đó đối chiếu với từng kỳ thanh toán. Một số khoản phụ phí có thể chỉ xuất hiện sau khi giao hoặc hoàn hàng.
Vì vậy kỳ phí cuối cùng có thể phát sinh sau ngày shop ngừng bán.
Hàng hoàn còn nằm tại bưu cục xử lý thế nào?
Hàng phải được theo dõi đến khi doanh nghiệp thực tế nhận lại hoặc có xác nhận thất lạc, tiêu hủy hay xử lý khác. Không nên ghi tăng kho khi hàng mới chỉ chuyển sang trạng thái “đang hoàn”.
Đối với kho chuẩn bị đóng, cần bố trí người tiếp nhận những kiện hoàn muộn.
Tiền COD chưa chuyển về tài khoản doanh nghiệp có ảnh hưởng đến việc khóa sổ không?
Có, bởi đây vẫn là dòng tiền liên quan đến giao dịch đã phát sinh. Doanh nghiệp cần theo dõi đến khi tiền được chuyển về hoặc có căn cứ xác định số tiền không còn phải thu.
Nếu bỏ qua kỳ COD cuối cùng, số dư tài sản và doanh thu có thể bị sai lệch.
Nhân sự của công ty thương mại điện tử cần được đóng theo đúng “chuỗi vận hành”
Không nên cho toàn bộ nhân viên nghỉ cùng ngày shop tắt trạng thái bán hàng. Sau ngày ngừng nhận đơn vẫn cần một số vị trí tiếp tục xử lý hàng đang giao, đơn hoàn, công nợ và khiếu nại.
Doanh nghiệp nên đóng nhân sự theo thứ tự các khâu thực tế kết thúc.
Nhân viên vận hành sàn và chăm sóc gian hàng
Nhóm này cần duy trì quyền truy cập cho đến khi đơn cuối cùng đã ổn định và dữ liệu cần thiết được xuất ra. Sau đó mới tiến hành bàn giao tài khoản, mật khẩu và thu hồi quyền quản trị.
Tài khoản nên được chuyển về người có trách nhiệm giải thể thay vì để gắn với nhân viên đã nghỉ.
Nhân viên kho và đóng gói đơn
Nhân sự kho thường cần ở lại đến sau ngày ngừng bán để tiếp nhận hàng hoàn, kiểm kê và hỗ trợ thanh lý hàng tồn. Nếu cho nghỉ quá sớm, doanh nghiệp có thể phải thuê lại người chỉ để xử lý các kiện hàng cuối kỳ.
Ngày kết thúc công việc của bộ phận kho nên gắn với ngày hoàn thành kiểm kê cuối cùng.
Nhân viên livestream và sáng tạo nội dung
Nhóm này có thể dừng sớm hơn bộ phận kho nếu không còn chiến dịch mới, nhưng vẫn phải bàn giao nội dung, tài khoản quảng cáo và các hợp đồng KOC đang chạy.
Cần rà soát xem video, hình ảnh hoặc nội dung đã đặt lịch có tiếp tục phát sinh đơn hay không.
Sale, chăm sóc khách hàng và xử lý khiếu nại
Đây thường là nhóm cần duy trì sau ngày đóng shop vì khách hàng vẫn có thể hỏi về giao hàng, đổi trả và bảo hành. Doanh nghiệp nên có ít nhất một đầu mối xử lý đến khi nhóm đơn cuối cùng hoàn tất.
Sau đó mới chuyển sang kênh liên hệ phục vụ các nghĩa vụ còn lại.
Lương, thưởng doanh số và BHXH phải chốt trước khi tài khoản nhân viên bị thu hồi
Quá trình giải thể không chỉ liên quan đến hàng hóa và khách hàng mà còn phải xử lý đầy đủ quyền lợi người lao động. Với công ty thương mại điện tử, thu nhập nhân viên có thể bao gồm lương cố định, hoa hồng, thưởng theo chiến dịch, thưởng livestream hoặc KPI doanh số.
Nếu khóa tài khoản hệ thống trước khi trích xuất dữ liệu, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi xác định thu nhập tháng cuối.
Hoa hồng theo doanh thu tháng cuối tính đến thời điểm nào?
Doanh nghiệp nên căn cứ quy chế lương thưởng hoặc thỏa thuận lao động để xác định doanh thu nào đủ điều kiện tính hoa hồng. Đặc biệt cần làm rõ đơn đã tạo nhưng bị hoàn sau đó có được tính hay không.
Nên chốt bằng báo cáo doanh số cuối cùng có xác nhận của người quản lý.
Thưởng theo chiến dịch chưa kết thúc xử lý ra sao?
Nếu chiến dịch đã chạy nhưng thời gian đánh giá chưa kết thúc, doanh nghiệp cần xác định phương pháp tính thưởng đến thời điểm dừng hoạt động hoặc chờ đủ số liệu theo thỏa thuận.
Không nên bỏ khoản thưởng chỉ vì doanh nghiệp đang làm thủ tục giải thể nếu người lao động đã đáp ứng điều kiện được hưởng.
Nhân viên đang xử lý đơn hoàn có nên nghỉ cùng ngày shop đóng không?
Thông thường không nên nếu còn nhiều đơn đang giao hoặc hoàn. Doanh nghiệp cần duy trì một nhóm nhỏ đến khi các nghiệp vụ hậu bán hàng được bàn giao hoặc xử lý xong.
Việc bố trí ngày nghỉ theo từng bộ phận giúp giảm rủi ro bỏ sót hàng hóa và khiếu nại.
Báo giảm BHXH và thanh toán quyền lợi lao động cần thực hiện theo lộ trình nào?
Doanh nghiệp cần xác định ngày chấm dứt hợp đồng của từng nhân sự, hoàn tất việc tính lương, các khoản thưởng và quyền lợi còn lại, sau đó thực hiện thủ tục liên quan đến BHXH theo tình trạng thực tế. Hồ sơ bàn giao tài sản và tài khoản cũng nên được hoàn thành trước khi người lao động rời công ty.
Đối với doanh nghiệp đang giải thể, việc đóng nghĩa vụ lao động sớm và rõ ràng giúp tránh phát sinh tranh chấp trong giai đoạn pháp nhân đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động.
Giải thể công ty kinh doanh trên sàn thương mại điện tử tại Quảng Ninh cần được thực hiện trên cả hai phương diện: đóng hoạt động kinh doanh trực tuyến và hoàn tất thủ tục chấm dứt pháp nhân.
